Tag Archives: Feature of Week

14Jan/13

Feature of Week – Add to my routine task

นำตำแหน่ง และอินเด็กซ์ที่มักใช้บ่อยๆระหว่างเก็บงาน มาสร้างเป็นปุ่ม ลักษณะทางโครงสร้างกายภาพของระบบจัดเก็บเอกสาร และข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ DocnFlow จะประกอบไปด้วย ตู้เอกสาร ลิ้นชัก และ แฟ้มเอกสาร จำเป็นต้องมีให้ครบทั้ง 3 ระดับ ผู้ใช้งานจึงจะสามารถนำข้อมูลต่างๆเก็บเข้าระบบได้โดยเริ่มทำงานที่โหนดแฟ้มเอกสาร และคลิ้กเม้าส์ขวาเพื่อเลือกคำสั่ง “สร้างเอกสาร หรือ Create Document” จากขั้นตอนที่เกริ่นมา หากในวันหนึ่งๆต้องมีการเก็บเอกสารเข้าไปยังตำแหน่งเดียวกัน คือ ที่ตู้เดิม ลิ้นชักเดิม และ โฟลเดอร์เดิม เวลาเก็บข้อมูลทุกครั้งต้องเข้ามาทีละโหนดข้างต้น คงจะไม่สนุกแน่ๆเลยสำหรับคนที่มีหน้าที่เอาข้อมูลเข้าระบบ ในกรณีแบบนี้ ระบบ DocnFlowRead More…

20Nov/12

Feature of Week – Generate File Cabinet Structures as you desired

เชื่อได้ว่าจะต้องเคยมีคำถามถามขึ้นมาเกี่ยวกับ ความต้องการทราบถึงโครงสร้างของระบบจัดเก็บเอกสารว่า ในแต่ละตู้เอกสารมีการสร้างลิ้นชัก โฟลเดอร์ และโฟลเดอร์ย่อยไว้เป็นอย่างไร การตรวจสอบข้อมูลลักษณะนี้ มักจะต้องเป็นผู้ดูแลระบบงานเท่านั้นที่จะสามารถเข้าไปสืบค้น หรือสร้างผลลัพธ์ข้อมูลออกมาให้กับผู้ที่ร้องขอ ได้แต่เพียงผู้เดียว หากผู้ดูแลระบบ เกิดไม่ว่างหรือ มีภาระที่สำคัญกว่า (ซึ่งก็มักจะมีเรื่องที่สำคัญๆต้องทำเกิดขึ้นอย่างกระทันหันเสมอ ) ดังนั้นระบบ DocnFlow จึงได้มีคำสั่งเพื่อการเรียกดูข้อมูลสรุปโครงสร้างของตู้เอกสารไว้ให้ใช้งานได้ด้วยตัวผู้ใช้งานเอง เพียงแค่ผู้ดูแลระบบจ่ายสิทธิในการใช้งานคำสั่ง Cabinet Properties ให้แก่ผู้ใช้งาน เมื่อความต้องการสร้างข้อมูลสรุปเกิดขึ้น ผู้ใช้งานดังกล่าวก็เพียงเลือกที่ตู้เอกสาร และคลิ้กเม้าส์ขวาเพื่อเรียกเมนูคำสั่ง Properties จากนั้นระบบ DocnFlow ก็จะทำการรวบรวมข้อมูลของ ลิ้นชัก โฟลเดอร์ และ โฟลเดอร์ย่อยทั้งหมดที่อยู่ภายในตู้เอกสารดังกล่าวRead More…

09Nov/12

Feature of Week – Auto generate drawers & folders

คุณสมบัติการสร้างโครงสร้างของลิ้นชัก และ โฟลเดอร์ด้วยไฟล์ข้อความ โครงสร้างในระบบจัดเก็บเอกสาร หรือระบบจัดการเอกสาร และข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ในปัจจุบันโดยส่วนใหญ่ มักจะออกแบบไปในลักษณะของ ตู้เอกสารเสมือน หรือ Virtual File Cabinet ซึ่งภายในตู้เอกสารเสมือนก็จะสามารถมี ลิ้นชัก (Drawers) ได้หลายชั้น ภายใต้โหนดของลิ้นชักก็จะมีแฟ้ม (Folders) ได้หลายแฟ้ม และก็ยังสามารถสร้างแฟ้มย่อยๆลึกลงไปได้อีกเรื่อยๆ สำหรับผู้ดูแลระบบ หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายให้มาสร้างสภาพแวดล้อมการจัดเก็บข้อมูลลงไปภายในตู้เอกสารเสมือนเหล่านี้ มักจะมองหาซอฟต์แวร์ที่มีเครื่องมือ หรือ วิธีการที่ช่วยลดขั้นตอนการทำงานให้สั้นที่สุด และต้องได้ผลลัพธ์ตรงตามที่ต้องการ ในการสร้างโครงสร้างการจัดเก็บที่เป็นแบบลำดับชั้น (Hierarchical)  ก็เป็นอีกตัวย่างหนึ่งที่สามารถสร้างความหนักใจให้กับผู้สร้างระบบ หากว่าซอฟต์แวร์ จัดเก็บเอกสารRead More…

25Oct/12

Feature of Week – Zone OCR

การแปลงข้อมูลภาพให้เป็นตัวอักษรแบบกำหนดพื้นที่ (Zone OCR) ในระบบจัดเก็บเอกสาร และข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับขั้นตอนของการนำข้อมูลเข้าระบบ ถือเป็นขั้นตอนที่มีความสำคัญ และค่อนข้างจะใช้เวลามากในการเก็บข้อมูลแต่ละครั้ง เพราะต้องมีการป้อน “ชุดคำค้น” ให้กับรายการข้อมูลที่ต้องการเก็บ ในลักษณะ 1 ต่อ 1 ทุกๆครั้งไป และส่วนใหญ่การกำหนดชุดคำค้น จะใช้วิธีการพิมพ์เข้าไปที่กรอบรับข้อมูลในระบบดังกล่าว ถือได้ว่าเป็นการใช้กำลังคน และ เวลาเป็นอย่างมาก สำหรับขั้นตอนนี้ เพื่อเป็นการอำนวยความสะดวก และเพิ่มความเร็วในการป้อนข้อมูลคำค้น ให้กับผู้นำข้อมูลเข้าระบบจัดเก็บเอกสาร โปรแกรม DocnFlow รุ่น Standard จะมีคุณสมบัติหนึ่งที่จะช่วยให้ผู้นำข้อมูลเข้าระบบได้รับความสะดวกในการทำงานมากขึ้น นั้นก็คือ คุณสมบัติการแปลงข้อมูลภาพให้เป็นตัวอักษรแบบกำหนดบริเวณRead More…