คุณสมบัติทั่วไป

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow

  • ทำงานอยู่บนระบบปฏิบัติการวินโดว์ทั้งเครื่องแม่ข่าย และเครื่องลูกข่าย
  • โปรแกรมผู้ให้บริการจะทำงานบนเครื่องเดียวกันทั้งหมด หรือ แยกออกจากกันก็ได้ โดยแบ่งเป็น 3 ส่วนที่สำคัญคือ
    • โปรแกรมระบบงานของ DocnFlow
    • โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล Microsoft SQL Server 2008 R2 ขึ้นไป
    • โปรแกรมผู้ให้บริการงานเว็บ Microsoft Internet Information Services
  • ในฝั่งของเครื่องผู้ให้บริการ (Server) จะทำงานลักษณะ “เซอร์วิส” โดยการควบคุมและส่วนติดต่อกับผู้ใช้งานแบบที่แบ่งชัดเจนตามภาระหน้าที่ของงาน/กิจกรรม การกำหนดค่าต่างๆของระบบจะดำเนินการผ่านทางหน้าต่าง “ผู้ช่วย หรือ  Wizard” ภายในโมดูลที่ชื่อว่า DocnFlow Administration
  • ในฝั่งของเครื่องลูกข่าย (Client) มีส่วนติดต่อกับผู้ใช้ที่ง่ายต่อการใช้งาน
    (ลักษณะขององค์ประกอบคล้ายกับโปรแกรม Outlook)
  • โครงสร้างการจัดเก็บเอกสาร ได้จำลองลักษณะงานเก็บเอกสารในสำนักงานจริง คือ มีตู้เอกสาร ลิ้นชัก โฟลเดอร์/แฟ้ม และตัวเอกสาร
  • มีความยืดหยุ่นสูงในการจัดโครงสร้างในระดับ ตู้เอกสาร เพราะสามารถสร้างได้ไม่จำกัดจำนวนตู้เอกสาร
  • มีความยืดหยุ่นสูงในการจัดโครงสร้างในระดับ ลิ้นชัก  เพราะสามารถสร้างได้ไม่จำกัดจำนวนชั้นของลิ้นชักเอกสาร
  • มีความยืดหยุ่นสูงในการจัดโครงสร้างในระดับ โฟลเดอร์/แฟ้ม เพราะสามารถสร้างได้ไม่จำกัดจำนวนชั้นของ โฟลเดอร์/แฟ้มเอกสาร
  • เอกสาร หรือข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บไว้ภายใน โฟลเดอร์/แฟ้ม จะมี กลุ่มดัชนีแนบติดไปด้วยเสมอ ทำให้สามารถเข้าถึงเอกสารที่สนใจได้ถึง แม้ว่ามันจะเก็บไว้คนละตู้เอกสาร1
    (
    1แต่ต้องมีอินเด็กซ์ประเภทเดียวกัน และ ชื่อเดียวกันอย่างน้อย 1 ตัวเพื่อใช้เป็นตัวกลาง)
  • แถบคำสั่ง และปุ่มคำสั่งต่างๆ ภายในโปรแกรม สามารถเลือกแสดงเป็นภาษาอังกฤษ หรือ ภาษาไทย
  • รองรับการเก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ได้ทุกนามสกุล
  • การเปิดเอกสาร หรือข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ภายในโปรแกรมบนเครื่องลูกข่าย จะสามารถเปิด Image Files (TIFF,JPG,PNG,BMP) , PDF, DJVU, Text  และไฟล์จาก Word, Excel, PowerPoint, Outlook
  • การเปิดเอกสารหรือข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ภายในโปรแกรมบนเครื่องลูกข่าย จะสามารถเปิดไฟล์วีดิโอ เช่น Mov, Mpg, Wma ได้
  • โครงสร้างของไลเซนต์ของระบบที่ทำงานบนโปรแกรมประยุกต์แบบ Windows Based เป็นแบบจำกัดจำนวนการเข้าใช้ระบบของเครื่องไคลเอนต์พร้อมๆกัน ในเวลาเดียวกัน หรือ Concurrent
  • โครงสร้างของไลเซนต์ของระบบที่ทำงานบนโปรแกรมประยุกต์แบบ Web Based จะมี 2 ลักษณะให้เลือก(ซื้อ) คือ
    • แบ่งปันจากไลเซนต์ฝั่งไคลเอนต์ที่ทำงานบน Windows App (Shared license)
    • แบบไม่จำกัดไลเซนต์ (Unlimited Web Search or Unlimited Web Access)

สถาปัตยกรรม

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow

  • เป็นระบบที่มีสถาปัตยกรรมพื้นฐานแบบแยกชั้นอิสระ หรือ N-Tier
  • โปรแกรมแม่ข่าย จะทำงานอยู่บนระบบปฏิบัติการ Microsoft Windows รุ่น 7,8 และ Windows Server 2008 R2 ,2012 ได้
  • โปรแกรมลูกข่าย จะทำงานอยู่บนระบบปฏิบัติการ Windows 7 ขึ้นไป (Windows XP SP3 ก็สามารถทำงานได้แต่ไม่แนะนำ)
  • ทำงานอยู่บน Microsoft.Net Framework  3.5 และ 4.0
  • ต้องการการเชื่อมต่อกับโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลของ Microsoft SQL Server เวอร์ชั่น 2008 R2 ขึ้นไป
  • Internet Information Service ตั้งแต่เวอร์ชั่น 7.0 ขึ้นไปได้ เพื่อการเข้าใช้งานระบบ DocnFlow ผ่านทาง Web Browser
  • สามารถระบุสถานที่ในการเก็บไฟล์ได้ไม่ว่าจะเป็น บนฮาร์ดดิสก์ท้องถิ่น และ บนดิสก์เครือข่าย
  • ข้อมูลที่สำคัญ 2 ส่วนคือ รายการข้อมูล หรือ Indexes กับไฟล์ข้อมูล หรือ Document จะเก็บแยกออกจากกัน
  • อนุญาตให้เข้าถึงข้อมูลในระบบ DocnFlow ผ่านทาง Web Services ที่ตระเตรียมไว้ให้ใช้งานเฉพาะการ
  • การทำงานพื้นฐานของระบบในฝั่งเครื่องลูกข่าย สามารถดำเนินการผ่าน
    • Windows Based Application และ
    • Web Based Application
  • รองรับการทำงานกับ โมดูลพิเศษเพื่องานที่มีลักษณะเฉพาะด้านได้ อาทิเช่น
    • งานนำข้อมูลเข้าระบบโดยอัตโนมัติ โดยทำงานแบบ “ตรวจตราโฟลเดอร์ที่กำหนด” หรือ Watching Folder ได้ หลายๆงานพร้อมกัน
    • รองรับการสืบค้นข้อมูลผ่านทาง Web Browser เช่น IE, Chrome และ Firefox ได้
    • รองรับการจัดเก็บข้อมูลผ่านทาง Web Browser เช่น IE, Chrome และ Firefox ได้ (เป็นโมดูลเสริมต้องซื้อเพิ่ม)
    • บีบอัดไฟล์เอกสารรูปภาพ เช่น TIFF, JPG ให้มีขนาดเล็กลงได้กว่า 10 – 100 เท่า (เป็นโมดูลเสริมต้องซื้อเพิ่ม)
    • แปลงเอกสารรูปภาพ ให้สามารถถูกสืบค้นข้อมูลภายในแต่ละหน้าเอกสารได้ หรือที่เรียกว่าการทำ OCR (Optical Character Recognition) และ FullText Search ตามลำดับ (เป็นโมดูลเสริมต้องซื้อเพิ่ม)

ความปลอดภัย

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow

  • มีการป้อนชื่อผู้ใช้ และรหัสผ่านทุกครั้ง จึงจะเข้าใช้งานระบบได้
  • รองรับการเชื่อมต่อกับระบบ Active Directory หรือ LDAP เพื่อนำบัญชีรายชื่อภายในระบบดังกล่าว มาใช้งานในขั้นตอนของการแสดงตัวตนก่อนเข้าใช้งานระบบ DocnFlow
  • ระบบสามารถสร้าง และบริหารจัดการบัญชีรายชื่อผู้ใช้งานภายในเองได้

เพื่อนำมาใช้ในขั้นตอนของการแสดงตัวตนก่อนเข้าใช้งานระบบ DocnFlow

  • มีกระบวนการกำหนดสิทธิให้กับ ผู้ใช้งาน ,กลุ่มผู้ใช้งาน เพื่ออนุญาตให้เข้าใช้งานระบบ โดยสิทธิจะคลุมในระดับตู้เอกสาร เป็นสำคัญ
  • มีกระบวนการกำหนดสิทธิกับผู้ใช้งาน ,กลุ่มผู้ใช้งาน เพื่ออนุญาตให้เข้าถึง หรือดำเนินกิจกรรมต่างๆ กับ กลุ่มเอกสาร และข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บไว้ในระบบ โดยสิทธิจะผูกติดอยู่กับ “แม่แบบเอกสาร หรือ Document Template”
  • สามารถกำหนดสิทธิในลักษณะ
    • บทบาทที่ได้รับ (คือ Role)
    • หน่วยงาน/กลุ่มงาน (คือ Group)
    • เจาะจงไปที่ตัวบุคคล (คือ User)
  • ผู้ดูแลระบบสามารถออกรายงานสรุปผลการตรวจสอบระบบ หรือ Auditing Reports ตามหัวข้อเหล่านี้ได้
    • Login / logout report
    • Cabinet activity report
    • Drawer activity report
    • Folder activity report
    • File activity report
  • ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างรายงานสรุปประวัติกิจกรรมต่างๆที่เกิดขึ้นในระบบผ่านทางโปรแกรมประยุกต์ที่ทำงานทั้งแบบ Windows และ Web ได้
  • ระบบจะมีสิทธิเหล่านี้ให้ใช้งาน
    • สิทธิเข้าใช้งานระบบ
    • สิทธิเข้าใช้ตู้เอกสาร
    • สิทธิเข้าใช้ฟิลด์อินเด็กซ์ (visible/invisible fields)
    • สิทธิค้นหาและเปิดเอกสาร (search document)
    • สิทธิแก้ไขข้อมูลอินเด็กซ์ (edit index)
    • สิทธิแก้ไขเอกสารด้วยการเพิ่มหน้าเอกสาร1 (change document)
    • สิทธิแก้ไขเอกสารด้วยการลบหน้าเอกสาร1 (remove document)
    • สิทธิในการเก็บข้อมูลเข้าระบบ (store document)
    • สิทธิการลบข้อมูล (delete document)
    • สิทธิในการพิมพ์ (print document)
    • สิทธิการนำเอกสารออกจากระบบและอยู่ในรูปแบบไฟล์ต้นฉบับ เช่น เก็บเป็น .Doc เวลานำออกมาก็เป็น .Doc เช่นกัน (export document)
    • สิทธิการสร้าง แก้ไข และลบลิ้นชัก (create, modify and delete drawer)
    • สิทธิการสร้าง แก้ไข และลบโฟลเดอร์/แฟ้ม (create, modify and delete folder)
    • สิทธิการสร้าง เปิดดู และพิมพ์ บันทึกช่วยจำ (create, view and print memo history)
    • สิทธิการสร้าง แก้ไข พิมพ์ และนำออก ข้อมูลส่วนเสริม (create, view, print and export annotation)
    • สิทธิการสร้าง แก้ไข พิมพ์ และนำออก ข้อมูลลายน้ำบนเอกสาร (create, view, print and export watermark)
    • สิทธิการใช้เครื่องมือ “ออกรายงาน” (report builder)
    • สิทธิการใช้เครื่องมือ “นำข้อมูลออกไปยังสื่อบันทึกข้อมูลภายนอก” (publish to cd/dvd)
    • สิทธิการกำหนดวันหมดอายุเอกสาร (modify expiry date)
      (
      1รองรับเฉพาะไฟล์ TIFF และ PDF)
  • ผู้ดูแลระบบสามารถออกรายงานตามกิจกรรมที่สนใจได้ โดยรายงานจะอยู่ในรูปแบบนามสกุล .xml
  • ผู้ปฏิบัติงานสามารถออกรายงานกิจกรรมที่ตนเองได้กระทำไปในระบบได้  โดยรายงานจะอยู่ในรูปแบบนามสกุล .xml
  • สามารถออกรายงาน ในลักษณะเชิงเปรียบเทียบได้ (Matrix)
     เช่น ออกรายงานของกิจกรรมการลบเอกสาร ของผู้ใช้งานที่ชื่อ นายสมศักดิ์  เป็นต้น
  • สามารถเลือกเข้ารหัสข้อมูลแบบ AES-256 บิต ให้กับไฟล์เอกสารและข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บไว้ภายในระบบได้
  • มีกระบวนการเพื่อการสำรองข้อมูลดัชนี หรือ ก็คืออินเด็กซ์ของเอกสาร
    จะมีการเก็บข้อมูลไว้ในสถานที่เดียวกับตัวไฟล์เอกสารโดยไฟล์สำรองดัชนีที่ว่านี้จะถูกเก็บในรูปแบบของ XML
  • ระบบอนุญาตให้ผู้ใช้งานระบบ สามารถดูข้อมูลสิทธิที่ตนเองได้รับ โดยดูผ่านโปรแกรมที่ทำงานแบบ Desktop Client
  • ระบบอนุญาตให้ผู้ใช้งานระบบ สามารถดูข้อมูลสิทธิที่ตนเองได้รับ โดยดูได้ทั้งโปรแกรมที่ทำงานแบบ Web Client

การจัดการเอกสารภาพ (Image File)

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow

  • สามารถต่อพ่วงกับสแกนเนอร์ยี่ห้อต่างๆ โดยผ่าน TWAIN Driver
  • สามารถสแกนเอกสารแบบทีละหน้าได้ (Simplex)
  • สามารถสแกนเอกสารต่อเนื่องได้ (Multi page)
  • สามารถสแกนเอกสารแบบหน้า หลัง พร้อมกันได้ (Duplex)
  • สามารถสร้างคำบรรยายประกอบให้กับ แต่ละไฟล์เอกสารได้ (Comments)
  • สามารถบันทึกไฟล์ที่มาจากการสแกนให้เป็น Tiff, Multipage Tiff ได้
  • สามารถบันทึกไฟล์ที่มาจากการสแกนให้เป็น JPG, BMP ได้
  • สามารถบันทึกไฟล์ที่มาจากการสแกนให้เป็น PDF ได้
  • สามารถเพิ่ม แทรก ทับหน้าเอกสารเดิม ด้วย การสแกน (Scan)
    โดยรองรับการทำงานกับเอกสารชนิด TIFF และ PDF
  • สามารถเพิ่ม แทรก ทับหน้าเอกสารเดิม ด้วย การนำข้อมูลเข้า (Browse)
    โดยรองรับการทำงานกับเอกสารชนิด TIFF และ PDF
  • รองรับการแสดงไฟล์ภาพชนิดต่างๆ ดังต่อไปนี้ได้ Tiff, Bmp, Gif, Jpg, Png, Pdf และ DjVU ได้
  • รองรับการแสดงไฟล์รูปภาพที่มาจากกล้องดิจิตอลที่มีนามสกุล .CR2, .NEF
  • สามารถย่อ – ขยายเอกสารรูปภาพ แบบ Zoom In / Zoom Out
  • สามารถย่อ – ขยายเอกสารรูปภาพ แบบ Actual Size, Fit width, Fit height ได้
  • สามารถกำหนดพิกัด และเปอร์เซ็นต์ของการ ย่อ-ขยายรูปภาพได้
  • สามารถสั่งพิมพ์ภาพ แบบระบุหน้าที่ต้องการพิมพ์ หรือสั่งพิมพ์ทั้งหมด
  • มีมุมมองแบบ Thumbnail และ Filmstrip ให้เลือกใช้งานเมื่อต้องการดูเค้าโคร่งเอกสารแบบย่อส่วน
  • สามารถสร้างลายน้ำลงไปบนเอกสารประเภท TIFF,JPG,BMP และ PDF ได้
    (ภาพที่เป็นลายน้ำผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดสร้างได้อย่างอิสระภายในโมดูล
    DocnFlow Administrator)

การจัดการเอกสารเชิงธุรกิจ (Soft File)

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow

  • สามารถ แสดง ไฟล์ข้อมูลของ Microsoft Office ทั้ง 2007 และ 2010 เช่น Word, Excel และ PowerPoint ได้(ที่เครื่องลูกข่ายต้องติดตั้งโปรแกรม XPS Viewer ไว้ก่อนแล้ว)
  • สามารถ สร้าง และ แก้ไข ไฟล์ข้อมูล Microsoft Office ทั้ง 2007 และ 2010 เช่น Word, Excel และ PowerPoint ได้
    (ที่เครื่องลูกข่ายต้องติดตั้งโปรแกรม
    Microsoft Office และโมดูล DocnFlow MSOFFICE Add-in ไว้ก่อนแล้ว)
  • สามารถ เก็บเอกสารจาก Microsoft Outlook เข้าสู่โปรแกรม DocnFlow ได้โดยตรง
    (ที่เครื่องลูกข่ายต้องติดตั้งโปรแกรม
    Microsoft Office และโมดูล DocnFlow MSOFFICE Add-in ไว้ก่อนแล้ว)
  • สามารถเก็บเอกสาร Microsoft Office ที่สร้างมาจากรุ่น 2007 และ 2010 เช่น Word, Excel และ PowerPoint เข้าสู่โปรแกรม โปรแกรม DocnFlow ได้โดยสั่งงานผ่านทาง DocnFlow Ribbon Bar
    (ที่เครื่องลูกข่ายต้องติดตั้งโปรแกรม
    Microsoft Office และโมดูล DocnFlow MSOFFICE Add-in ไว้ก่อนแล้ว)
  • สามารถ แสดงและแก้ไข ข้อมูลภายในไฟล์นามสกุล PDF ได้
    (แก้ไขในที่นี้คือ สามารถเพิ่ม และ
    \หรือ ลบหน้าเอกสารในไฟล์ PDF เท่านั้น จะไม่สามารถแก้ข้อความในแต่ละหน้าเอกสารของ PDF ได้)
  • สามารถ แสดงและแก้ไข ข้อมูลภายในไฟล์นามสกุล TIFF ได้
    (แก้ไขในที่นี้คือ สามารถเพิ่ม และ
    \หรือ ลบหน้าเอกสารในไฟล์ TIFF เท่านั้น จะไม่สามารถแก้ข้อความในแต่ละหน้าเอกสารของ TIFF ได้)

การจัดเก็บข้อมูลภายในระบบ

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow

  • สามารถสร้างโครงสร้างลำดับชั้นของลิ้นชัก และแฟ้ม แบบมือ (หรือ manual ได้)
  • สามารถสร้างโครงสร้างลำดับชั้นของลิ้นชัก และแฟ้ม แบบอัตโนมัติโดยการใช้โครงสร้างข้อมูลในไฟล์ประเภทข้อความ .txt
  • สามารถจัดเก็บเอกสารภาพ ด้วยการสแกนจากเครื่องสแกนเนอร์
  • สามารถจัดเก็บเอกสารภาพ การนำเข้าแบบ “Browse” และ “ลากและวาง หรือ Drag & Drop” ได้
  • สามารถกำหนดเลือกบริเวณ หรือ พื้นที่ข้อมูลตัวอักษรในเอกสารรูปภาพ เช่น TIFF นำมาผ่านขั้นตอนการ OCR และส่งผลลัพธ์ที่ได้ไปยังฟิลด์อินเด็กซ์ เป็นการลดขั้นตอนของการป้อนข้อมูลด้วยมือ
  • สามารถจัดเก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่มีใช้งานอย่างทั่วๆไปได้ ตัวอย่างเช่น MS Office, PDF, TIFF, JPEG, GIF, BMP, Avi, Mp3, CAD Files เป็นต้น
  • ดัชนีต่างๆ ที่ผู้ใช้งานกำหนดเข้าไป ผ่าน “แม่แบบเอกสาร หรือ Document Template” ระบบจะนำเก็บเข้าสู่ฐานข้อมูล Microsoft SQL Server
  • ดัชนีที่เกิดขึ้นอัตโนมัติในการเก็บข้อมูลแต่ละครั้ง โดยระบบเป็นผู้สร้างให้มีดังนี้ ชื่อผู้สร้าง วันที่สร้าง วันที่แก้ไข  ขนาดไฟล์ และนามสกุลไฟล์
  • ไฟล์ต่างๆ ที่ผู้ใช้งานนำเก็บเข้าระบบ จะถูกนำเข้าไปเก็บใน อุปกรณ์ประเภท DAS หรือ NAS หรือ SAN ได้
  • ภายใน 1 ชุดอินเด็กซ์ หรืออาจจะเรียกว่า 1 รายการข้อมูล ระบบอนุญาตให้เก็บไฟล์ที่มีชนิดของไฟล์ที่แตกต่างกันได้ เช่น เก็บไฟล์ PDF ไฟล์Tiff และ ไฟล์Doc ไว้ในรายการข้อมูลที่เกี่ยวกับ “ใบกำกับภาษีของบริษัท เอ็นทูเอ็น” เป็นต้น
  • สามารถกำหนดข้อความเพื่อใช้ระบุตรงไปถึง ไฟล์เอกสารได้
    (ในระบบ DocnFlow จะเรียกว่า comment)
  • สามารถกำหนดข้อความเพื่อใช้ระบุตรงไป หน้าเอกสารที่เป็นนามสกุล TIFF และ JPG ได้
    (ในระบบ DocnFlow จะเรียกว่า comment)
  • สามารถเลือกได้ว่าจะให้ตู้เอกสารมีการเก็บเวอร์ชั่น หรือไม่เก็บการเปลี่ยนแปลงต่างๆที่เกิดขึ้นในแต่ละรายการอินเด็กซ์ได้
  • สามารถกำหนดตำแหน่ง หรือสถานที่ที่ ใช้เก็บไฟล์เอกสารให้กับแต่ละตู้เอกสารได้อย่างอิสระ แยกออกจากกัน เช่น
    • ตู้เอกสาร#1 กำหนดที่เก็บไฟล์  ไปอยู่บนไดรฟ์ C
    • ตู้เอกสาร#2 กำหนดที่เก็บไฟล์  ไปอยู่บนไดรฟ์ D
    • ตู้เอกสาร#3  กำหนดที่เก็บไฟล์   ไปอยู่บนไดรฟ์เครือข่ายที่เป็นแบบ SAN เป็นต้น

การสืบค้นข้อมูลภายในระบบ

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow

  • การเข้าสืบค้นเอกสารในแต่ละตู้ ผู้ใช้งานจะถูกจำกัดสิทธิตามที่ตนเองได้รับมาของแต่ละตู้เอกสาร
  • เลือกมุมมองการเข้าถึงเอกสารแบบ Folder/Tree View บนโปรแกรมลูกข่ายแบบ Windows และ Web ได้
  • เลือกมุมมองการเข้าถึงเอกสารแบบ Fields View บนโปรแกรมลูกข่ายแบบ Windows และ Web ได้
  • สามารถเรียกรายการอินเด็กซ์ทั้งหมดในระดับตู้เอกสารได้
  • สามารถเรียกรายการอินเด็กซ์ทั้งหมดในระดับ ลิ้นชักได้
  • สามารถเรียกรายการอินเด็กซ์ทั้งหมดในระดับ โฟลเดอร์ และโฟลเดอร์ย่อยๆภายในได้
  • สามารถสืบค้นคำที่ไปตรงกับส่วนใดส่วนหนึ่งที่ปรากฎ บนลิ้นชัก หรือ โฟลเดอร์ หรือโฟลเดอร์ย่อย และนำมาสรุปเป็นรายการให้เลือก เพื่อเข้าสืบค้นไปแต่ละรายการที่ตรงกับเงื่อนไขของการสืบค้นได้
  • สามารถเรียกรายการอินเด็กซ์ที่ถูกนำเก็บไว้ไม่เกิน 1 อาทิตย์ และ ไม่เกิน1เดือนได้
  • สามารถสืบค้นข้อมูลโดยใช้ “กุล่มดัชนี/อินเด็กซ์” เพื่อใช้อ้างอิง ถึงกลุ่มของเอกสารที่เก็บภายในระบบได้
  • สามารถสืบค้นข้อมูลโดยใช้ “กลุ่มดัชนี/อินเด็กซ์ ตั้งต้น”ซึ่งระบบได้เป็นผู้สร้างให้โดยอัตโนมัติ เช่น วันที่จัดเก็บเอกสาร เป็นต้น
  • สามารถระบุเงื่อนไขการสืบค้นข้อมูล แบบใช้ตัวดำเนินการชนิด OR และ AND ได้
  • สามารถระบุเงื่อนไขการสืบค้นข้อมูล แบบใช้ตัวดำเนินการชนิด OR…Not และ AND…Not ได้
  • สามารถสืบค้น ข้อความ หรือประโยคที่ได้บรรยายแนบติดไปกับไฟล์เอกสารได้ (Comment)
  • สามารถสืบค้นเอกสาร หรือกลุ่มอินเด็กซ์ที่สนใจ ซึ่งเก็บไว้ภายในตู้เดียวกัน (Single Cabinet) ได้
  • สามารถสืบค้นเอกสาร หรือกลุ่มอินเด็กซ์ที่สนใจ ซึ่งเก็บไว้หลายตู้ในเวลาเดียวกันได้ (Multiple Cabinet Cross Search)
  • สามารถสืบค้นข้อมูลคุณสมบัติของไฟล์เอกสาร หรือ File Properties ได้ เช่น สืบค้นด้วยการใช้ชื่อไฟล์  หรือ วันที่เก็บไฟล์เข้าระบบ
  • สามารถสืบค้นข้อมูลโดยใช้ “คำที่สนใจที่น่าจะปรากฎในเนื้อหาของเอกสาร หรือที่นิยมเรียกว่า Full Text Search” ได้
  • สามารถใช้คำว่า AND ร่วมกับ “คำที่สนใจที่น่าจะปรากฎในเนื้อหาของเอกสาร”เพื่อเป็นเงื่อนไขในการสืบค้นได้
  • สามารถใช้คำ ตั้งแต่ 2 คำขึ้นไป เพื่อใช้เป็นเงื่อนไขของการสืบค้นรายการข้อมูลที่ตรงกันกับ คำใดคำหนึ่ง ของกลุ่มคำนั้น
  • สามารถสืบค้นเนื้อความภาษาไทย ในเอกสารนามสกุล PDF, TIFF, JPG, PNG, BMP ได้
  • สามารถสืบค้นเนื้อความภาษาไทย ในเอกสารนามสกุล TXT, HTML, DOCX, XLSX, PPTX ได้
  • ระบบอนุญาตให้ผู้ใช้งานสามารถเรียกดูรายการอินเด็กซ์ต่างๆที่ถูกลบไปแล้วขึ้นมาได้ ผ่านเมนูคำสั่ง Recycle Bin
  • ระบบอนุญาตให้ผู้ใช้งานสามารถเรียกคืนรายการอินเด็กซ์ต่างๆที่ถูกลบไปแล้วขึ้นมาได้
    (ผ่านเมนูคำสั่ง Recycle Bin และ Restore)
  • ระบบอนุญาตให้ผู้ใช้งานที่มีสิทธิ Delete Document สามารถลบรายการอินเด็กซ์ต่างๆที่บ่งบอกว่าถูกลบไปได้แล้วได้แบบลบถาวร
    (ผ่านเมนูคำสั่ง Recycle Bin และ Empty Bin)
  • ระบบสามารถแสดงรายการเอกสารใหม่ (What’s New) โดยกำหนดเงื่อนไขของเอกสารใหม่ได้ทั้งแบบ เอกสารพึ่งเข้ามาในระบบไม่เกิน 1วัน  หรือ 7 วัน ได้
  • ระบบสามารถแสดงรายการเอกสารที่มีผู้ใช้งานเรียกขึ้นมาใช้งานมาก 10 อันดับแรกได้ (Top Ranking)

การควบคุมระบบ

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow

  • ผู้ดูแลระบบจะสามารถให้สิทธิระดับผู้ดูแลระบบ แก่บัญชีรายผู้ใช้งานรายอื่นๆได้
  • สิทธิระดับผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่จะสามารถสร้างตู้เอกสาร และสิทธิในการใช้งานของตู้เอกสารนั้นๆ
  • การกำหนดค่าต่างๆให้กับระบบนั้น จะกระทำบนโปรแกรมประยุกต์ที่ทำงานแบบ Windows App และ Web App ได้
  • ระบบประกอบไปด้วยหน่วยบริการที่ดูแล และให้บริการงานเฉพาะด้านอยู่ 3 หน่วยคือ
    • หน่วยบริการเพื่อการตรวจสอบตัวตน และ สิทธิต่างๆ เรียกว่า  Authentication Service
    • หน่วยบริการเพื่อให้บริการเข้าถึงไฟล์เอกสาร เรียกว่า File Service
    • หน่วยบริการเพื่อให้บริการเข้าถึงเนื้อความในไฟล์เอกสาร เรียกว่า Content Service
    • หน่วยบริการเพื่อให้การแจ้งเตือนข่าวสาร เรียกว่า Alert Service
  • การสื่อสารระหว่างเครื่องผู้ให้บริการ กับเครื่องผู้รับบริการ ที่สื่อสารผ่านตัวกลางแบบ TCP/IP
    จะมีหมายเลขไอพี และหมายเลขพอร์ตที่ระบบจะต้องใช้งานตลอดเวลา ที่ชัดเจน
  • การสื่อสารระหว่างเครื่องผู้ให้บริการ กับเครื่องผู้รับบริการ ที่สื่อสารผ่านตัวกลางแบบ HTTP
    จะใช้บริการของ Microsoft Internet Information Server V7.0 ขึ้นไป
  • มีส่วนงานที่คอยบันทึกประวัติการทำงานของผู้ใช้แต่ละคนอย่างอัตโนมัติ
  • มีคำสั่งที่ใช้เพื่อเรียกดูประวัติการทำงานและสรุปออกมาเป็นรายงานอย่างง่ายในรูปแบบของ XML
  • มีคำสั่งเพื่อเรียกรายงานโครงสร้างการจัดเก็บ (แสดงภาพของ ตู้เอกสาร ลิ้นชัก โฟลเดอร์)
    โดยสามารถเรียกดูได้จากโปรแกรมลูกข่าย และสั่งพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์  (Cabinet Properties)
  • สามารถเข้าถึงข้อมูลประวัติกิจกรรมต่างๆที่เกิดขึ้นทั้งหมดในระบบ (System Audit Trails)
    ซึ่งผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่จะเข้าถึงข้อมูลนี้ได้
  • สามารถเข้าถึงข้อมูลประวัติกิจกรรมต่างๆที่เกิดขึ้นเฉพาะรายบุคคล (Individual Audit Trails)
    ผู้ใช้งานทั่วไปจะสามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ได้ แต่จะเข้าถึงได้เฉพาะข้อมูลของตนเองเท่านั้น
  • ข้อมูลประเภทประวัติของกิจกรรม หรือ Audit Trails ต่างๆ สามารถเปิดได้จากโปรแกรมแบบ Window
  • ข้อมูลประเภทประวัติของกิจกรรม หรือ Audit Trails ต่างๆ สามารถเปิดได้จากโปรแกรมแบบ Web
  • ระบบสามารถตัดการเชื่อมต่อของผู้ใช้งานที่ทำงานผ่านเข้ามาจากโปรแกรมแบบ Windows และ แบบ Web ได้ตามระยะเวลาที่กำหนด เช่น หากไม่มีการทำงานเกิดขึ้นที่ฝั่งลูกข่ายภายใน 30 นาที ระบบจะตัดการเชื่อมต่อนั้นทันที เป็นต้น
  • ผู้ดูแลระบบสามารถตัดการเชื่อมต่อของผู้ใช้งานที่ทำงานผ่านเข้ามาจากโปรแกรมแบบ Windows และ แบบ Web ได้
  • ระบบมีกลไกในการ “เคลื่อนย้ายเอกสารที่หมดอายุ” จากสถานที่หนึ่งไปยังอีกสถานที่หนึ่งโดยอัตโนมัติ
  • ระบบมีส่งข้อความแจ้งเตือนไปยังบัญชีรายชื่อที่เกี่ยวข้องกับ “รายการเอกสารที่หมดอายุ” ให้โดยอัตโนมัติ

การต่อเชื่อมกับอุปกรณ์ต่างๆ

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow

  • ติดต่อกับเครื่องสแกนเนอร์ชนิด Flatbed และ Auto Feed
    (ผ่าน twain driver ที่ติดตั้งมาพร้อมกับการติดตั้งเครื่องสแกนเนอร์ ซึ่งมักจะทำงานอยู่บนระบบ Windows OS)
  • Storage Device ชนิดต่างๆ เช่น CD, DVD, Disk Array เป็นต้น
    (ไม่ได้ติดต่อกับอุปกรณ์เหล่านี้โดยตรง ระบบ DocnFlow จะ export ข้อมูลออกมาให้อยู่ในรูปแบบของ Folder Structure จากนั้นก็สามารถใช้โปรแกรม บันทึกข้อมูลลง CD/DVD  มาเขียนอีกครั้งด้วยผู้ใช้งานเอง อาทิเช่น โปรแกรม Imgburn ซึ่งเป็น Free License)

โมดูลเสริมที่มีอยู่ในชุด และ ซื้อขยายเพิ่ม

DocnFlow Additional Modules as bundled and be purchased as demand changed

Standard

  • DocnFlow Audit Trail Reports
    เป็นโมดูลที่สามารถนำเอาข้อมูลประวัติกิจกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้นภายในระบบ DocnFlow ไปใช้ในการสร้าง “รายงานสรุป” ตามกิจกรรมต่างๆที่เกิดขึ้นจากผู้ใช้งาน โดยให้อยู่ในรูปแบบไฟล์นามสกุล XML ซึ่งจะทำให้ผู้ใช้งานสะดวกในการใช้ “ตัวกรอง หรือ Filter” หากนำไฟล์นี้ไปเปิดใช้งานในโปรแกรมจำพวก Spread Sheet เช่น MS EXCEL เป็นต้น

มีในชุด

  • DocnFlow Publish to CD/DVD
    เป็นโมดูลที่สามารถบันทึกข้อมูลที่อยู่ภายในระบบ DocnFlow ให้มีขนาดข้อมูลเทียบเคียงกับ สื่อประเภท CD หรือ DVD ได้ โดยผู้ที่มีสิทธิเข้าใช้งานคุณสมบัตินี้ สามารถเลือกได้ว่า
  • การบันทึกข้อมูลแต่ละครั้งจะให้มีการผูกสิทธิติดไปกับข้อมูลนำออกนั้นๆด้วยหรือไม่
  • ข้อมูลที่อยู่บนสื่อ CD/DVD ยังคงถูกเข้ารหัสไว้เช่นเดียวกับที่อยู่บนเครื่อง Server ดังนั้นไฟล์ หรือข้อมูลต่างๆ จะต้องเปิดผ่านโปรแกรมเพื่อการสืบค้นซึ่งเรียกว่า DocnFlow Searcher ซึ่งจะมีชุดติดตั้งมาให้ภายในแผ่นโปรแกรม
  • ผู้ใช้งานสามารถสืบค้นจากแผ่นโดยตรง หรือสำเนาข้อมูลทั้งหมดลงบนฮาร์ดดิสก์ท้องถิ่นก็ได้

มีในชุด

  • DocnFlow Import Scheduler
    เป็นโมดูลที่สามารถกำหนดได้ว่า “ไฟล์เอกสารใด หรือกลุ่มของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์นามสกุลต่างๆ  ซึ่งบรรจุไว้ภายในโฟลเดอร์หนึ่งๆ  จะถูกนำเก็บเข้าตู้เอกสารที่สอดคล้องกับกลุ่มของอิเล็กทรอนิกส์ไฟล์ดังกล่าวโดยอัตโนมัติ” โมดูลนี้สามารถกำหนดเงื่อนไขของการจัดเก็บอัตโนมัติ (Task) ได้ดังนี้
  • แบบให้ทำงานด้วยมือ (Run Once) คือ จะทำงานเมื่อมีผู้ใช้งานมากดปุ่มสั่งทำงาน
  • แบบตารางเวลาที่กำหนด (Time Schedule) คือ จะทำงานเมื่อถึงเวลาที่กำหนดให้เริ่มงานอัตโนมัติ
  • แบบทันทีทันได้หากเงื่อนไขเป็นจริง (Watching Folder) คือ จะทำงานเมื่อมีไฟล์เอกสารเข้ามาที่โฟลเดอร์ถูกจ้องมอง

มีในชุด

  • DocnFlow Recognition Small-Sized Server (ABBYY FRCE)
    เป็นโมดูลที่ทำงานร่วมกับไฟล์เอกสารภาพ หรือที่เรียกว่า Image file เช่น TIFF, JPG,  PDF และ DjVU  ซึ่งเก็บไว้ในระบบ DocnFlow เพื่อที่จะ “แปลงไฟล์เอกสารภาพให้เป็นไฟล์ข้อความ TXT” และ “แปลงเป็นไฟล์ Searchable PDF” พร้อมๆกัน เมื่อได้ข้อมูลประเภทข้อความจากไฟล์ข้างต้นแล้ว ระบบ DocnFlow จะนำไปสร้างความสามารถด้านการ “สืบค้นในเนื้อความของไฟล์เอกสารภาพ หรือ  Full Text Search”  

มีในชุด

  • DocnFlow Quick Store and Notifications
    เป็นโมดูลที่อำนวยความสะดวกในด้าน การจัดเก็บ และการปรับปรุงเอกสาร ให้ผู้ปฏิบัติงานที่ต้องเกี่ยวข้องกับงานลักษณะนี้ มีความสะดวก และรวดเร็วในการทำงานมากขึ้น เพราะจะทำงานผ่านหน้าต่างขนาดเล็กที่ออกแบบใหม่ เพื่อลดความซับซ้อนในการทำงานปกติภายในโมดูล DocnFlow Windows Client  และอีกความสามารถที่มีในโมดูล DocnFlow QSAN นี้ คือ มีการกำหนดการแจ้งเตือนได้ เมื่อมีการเอกสารเก็บข้อมูลเข้า หรือ ปรับปรุงข้อมูลในระบบ DocnFlow แล้วจะให้เกิดการเตือนไปยังบุคคล หรือ กลุ่มบุคคลใดบ้าง

มีในชุด

  • DocnFlow Recognition Enterprise Server  (ABBYY Engine)
    เป็นโมดูลที่ทำงานร่วมกับไฟล์เอกสารภาพ หรือที่เรียกว่า Image file เช่น TIFF, JPG,  PDF และ DjVU  เพื่อที่จะ “อ่านและดึงข้อมูลที่เป็นข้อความ” ออกจากเนื้อเอกสารซึ่งถูกเก็บในลักษณะที่เป็นภาพ  เมื่อได้ข้อมูลประเภทข้อความจากไฟล์ข้างต้นแล้ว ระบบ DocnFlow จะสร้างความสามารถด้านการ “สืบค้นในเนื้อความของไฟล์เอกสารภาพ หรือ  Full Text Search” ให้เกิดขึ้นได้กับเอกสารภาพได้ ส่วนในกรณีที่เป็นไฟล์นามสกุล PDF ระบบก็จะสามารถเปลี่ยนให้เป็น Searchable PDF ได้ด้วย     การทำงานของโมดูลนี้จะทำงานแบบ Back-end process มีตารางเวลาทำงานที่แน่นอน คือเมื่อถึงเวลาที่กำหนด โมดูลนี้จะเริ่มเข้าไปจัดการไฟล์เอกสารในแต่ละรายการข้อมูลอินเด็กซ์ที่ซึ่งยังไม่ผ่านขั้นตอนของการ “รู้จำข้อมูล” เพื่อให้ได้มาซึ่ง “ข้อมูลประเภทข้อความ” จากนั้นระบบจะนำข้อมูลข้อความนี้ไปเข้าสู่กระบวนการที่ทำให้เกิดความสามารถ “การสืบค้นแบบ Full Text”

ซื้อเพิ่ม

  • DocnFlow Web Search
    เป็นโมดูลเปิดช่องทางการเข้าใช้งานระบบ DocnFlow ผ่านทาง Web Server ซึ่งโมดูลนี้อนุญาตให้ผู้ใช้งานระบบ DocnFlow ทำการสืบค้น และจัดเก็บข้อมูลผ่านทาง Web Browser ชั้นนำเช่น Microsoft Internet Explorer, Firefox, Chrome หรือ Safari ได้   (ที่เครื่องไคลเอนต์ต้องอนุญาตให้ติดตั้ง Microsoft Silverlight ด้วยเพื่อการเปิดไฟล์รูปภาพได้อย่างสมบูรณ์ )

ซื้อเพิ่ม

  • DocnFlow Web Access
    เป็นโมดูลเปิดช่องทางการเข้าใช้งานระบบ DocnFlow ผ่านทาง Web Server ซึ่งโมดูลนี้อนุญาตให้ผู้ใช้งานระบบ DocnFlow ทำการสืบค้น และจัดเก็บข้อมูลผ่านทาง Web Browser ชั้นนำเช่น Microsoft Internet Explorer, Firefox, Chrome หรือ Safari ได้  (ที่เครื่องไคลเอนต์ต้องอนุญาตให้ติดตั้ง Microsoft Silverlight เพื่อใช้เป็น control ช่วยในการติดต่อกับเครื่องสแกนเนอร์ และจำเป็นต้องอนุโลมการเปิดใช้งานข้อกำหนดความปลอดภัยบางอย่างภายใน web browser แต่ละตัว)

ซื้อเพิ่ม

  • DocnFlow High Compress&Secure
    เป็นโมดูลที่ใช้บีบอัดไฟล์เอกสารรูปภาพ จำพวก TIFF,JPG และ PDF ให้อยู่ในรูปนามสกุล DjVU และเป็น High Compressed PDF ก็ได้เช่นกัน โมดูลนี้จะทำให้ขนาดไฟล์เดิมของไฟล์ต้นฉบับลดลงประมาณ 2-10 เท่า หากไฟล์ต้นฉบับเป็นเอกสารขาว-ดำ และ สามารถลดลงได้ถึง 1000 เท่าหากไฟล์ต้นฉบับบันทึกเป็นเอกสารสี 24 บิต และยังสามารถกำหนดรหัสผ่านฝั่งเข้าไปในเอกสารที่ผ่านการบีบอัดแล้ว เพื่อสร้างความปลอดภัยให้กับเอกสารเพิ่มมากขึ้น ทำให้ผู้ที่ต้องการเปิดเอกสารนี้จำเป็นต้องทราบรหัสผ่านมิฉะนั้นก็ไม่สามารถดูเนื้อหาข้างในได้ ถึงแม้ว่าตนเองจะมีสิทธิ์ในการ เข้าถึงและเปิดอ่านเอกสารผ่านในระบบ DocnFlow หลักก็ตาม

โมดูลนี้สามารถกำหนดเงื่อนไขของการแปลงและบีบอัดข้อมูลจัดเก็บอัตโนมัติ (Task)

  • แบบให้ทำงานด้วยมือ (Run Once)
  • แบบตารางเวลาที่กำหนด (Time Schedule)
  • แบบทันทีทันได้หากเงื่อนไขเป็นจริง (Watching Folder)

ซื้อเพิ่ม