คุณสมบัติทั่วไป

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow

  • ทำงานอยู่บนระบบปฏิบัติการวินโดว์ทั้งเครื่องแม่ข่าย และเครื่องลูกข่าย
  • โปรแกรมผู้ให้บริการจะทำงานบนเครื่องเดียวกันทั้งหมด
    • โปรแกรมระบบงานของ DocnFlow
    • โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล Microsoft SQL Server 2008 Express Edition
    • โปรแกรมผู้ให้บริการงานเว็บ Microsoft Internet Information Services
  • ในฝั่งของเครื่องผู้ให้บริการ (Server) จะทำงานลักษณะ “เซอร์วิส” โดยการควบคุมและส่วนติดต่อกับผู้ใช้งานแบบที่แบ่งชัดเจนตามภาระหน้าที่ของงาน/กิจกรรม การกำหนดค่าสามารถทำงานแบบ “ผู้ช่วย หรือ  Wizard ได้จะกระทำผ่านโปรแกรม DocnFlow Administration
  • ในฝั่งของเครื่องลูกข่าย (Client) มีส่วนติดต่อกับผู้ใช้ที่ง่ายต่อการใช้งาน
    (ลักษณะขององค์ประกอบคล้ายกับโปรแกรม Outlook)
  • โครงสร้างการจัดเก็บเอกสาร ได้จำลองลักษณะงานเก็บเอกสารในสำนักงานจริง คือ มีตู้เอกสาร ลิ้นชัก โฟลเดอร์/แฟ้ม และตัวเอกสาร
  • มีความยืดหยุ่นสูงในการจัดโครงสร้างในระดับ ตู้เอกสาร เพราะสามารถสร้างได้ไม่จำกัดจำนวนตู้เอกสาร
  • มีความยืดหยุ่นสูงในการจัดโครงสร้างในระดับ ลิ้นชัก  เพราะสามารถสร้างได้ไม่จำกัดจำนวนชั้นของลิ้นชักเอกสาร
  • มีความยืดหยุ่นสูงในการจัดโครงสร้างในระดับ โฟลเดอร์/แฟ้ม เพราะสามารถสร้างได้ไม่จำกัดจำนวนชั้นของ โฟลเดอร์/แฟ้มเอกสาร
  • เอกสาร หรือข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บไว้ภายใน โฟลเดอร์/แฟ้ม จะมี กลุ่มดัชนีแนบติดไปด้วยเสมอ ทำให้สามารถเข้าถึงเอกสารที่สนใจได้ถึง แม้ว่ามันจะเก็บไว้คนละตู้เอกสาร1
    (
    1แต่ต้องมีอินเด็กซ์ประเภทเดียวกัน และ ชื่อเดียวกันอย่างน้อย 1 ตัวเพื่อใช้เป็นตัวกลาง)
  • แถบคำสั่ง และปุ่มคำสั่งต่างๆ ภายในโปรแกรม สามารถเลือกแสดงเป็นภาษาอังกฤษ หรือ ภาษาไทย
  • รองรับการเก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ได้ทุกนามสกุล
  • การเปิดเอกสาร หรือข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ภายในโปรแกรมบนเครื่องลูกข่าย จะสามารถเปิด Image Files (TIFF,JPG,PNG,BMP) , PDF, DJVU, Text  และไฟล์จาก Word, Excel, PowerPoint, Outlook
  • การเปิดเอกสารหรือข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ภายในโปรแกรมบนเครื่องลูกข่าย จะสามารถเปิดไฟล์วีดิโอ เช่น Mov, Mpg, Wma ได้
  • โครงสร้างไลเซนต์ของโปรแกรมที่ทำงานแบบ Windows Based จะมีมาให้ 1 ไลเซนต์
    (เป็นแบบจำกัดจำนวนการเข้าใช้ระบบของเครื่องไคลเอนต์พร้อมๆกัน ในเวลาเดียวกัน หรือ Concurrent)
  • โครงสร้างไลเซนต์ของโปรแกรมที่ทำงานแบบ Web Based แบบ สืบค้นอย่างเดียว มีให้เลือกใช้งาน 3 ชุด คือ มี 5,10 และ 25 การเชื่อมต่อ

สถาปัตยกรรม

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow

  • เป็นระบบที่มีสถาปัตยกรรมพื้นฐานแบบแยกชั้นอิสระ หรือ N-Tier
  • ทำงานอยู่บนระบบปฏิบัติการ Microsoft Windows รุ่น 7,8 และ Windows Server 2008 R2 ,2012 ได้
  • ทำงานอยู่บน Microsoft.Net Framework  3.5 และ 4.0
  • เชื่อมต่อกับโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลของ Microsoft SQL Server 2008 R2 Express ได้เท่านั้น
  • ทำงานกับโปรแกรม Internet Information Service ตั้งแต่เวอร์ชั่น 7.0 ขึ้นไป
  • สามารถระบุสถานที่ในการเก็บไฟล์ได้ไม่ว่าจะเป็น บนฮาร์ดดิสก์ท้องถิ่น และ บนดิสก์เครือข่ายก็ได้
  • ตัวระบบมีโปรแกรมที่ทำงานลักษณะ “เซอร์วิสของวินโดว์” ที่ค่อยให้บริการงานต่างๆ ดังนั้นหากเครื่องผู้ให้บริการตัวหลัก เกิดหยุดทำงาน ก็สามารถสลับไปใช้งานเครื่องผู้ให้บริการตัวทดแทนได้ (จำเป็นต้องซื้อไลเซนต์เพิ่ม)
  • ข้อมูลที่สำคัญ 2 ส่วนคือ รายการข้อมูล หรือ Indexes กับไฟล์ข้อมูล หรือ Documents จะเก็บแยกออกจากกัน เพื่อสร้างความปลอดภัยให้กับข้อมูล
  • การทำงานพื้นฐานของระบบเป็น 2 ลักษณะควบคู่กัน
    • Windows Based Application และ
    • Web Based Application
  • รองรับการทำงานกับ โมดูลพิเศษเพื่องานที่มีลักษณะเฉพาะด้านได้ อาทิเช่น
    • งานนำข้อมูลเข้าระบบโดยอัตโนมัติ โดยทำงานแบบ “ตรวจตราโฟลเดอร์ที่กำหนด” หรือ Watching Folder ได้ 3 งานพร้อมกัน
    • รองรับการสืบค้นข้อมูลผ่านทาง Web Browser เช่น IE, Chrome และ Firefox ได้
    • แปลงเอกสารรูปภาพ ให้สามารถถูกสืบค้นข้อมูลภายในแต่ละหน้าเอกสารได้ หรือที่เรียกว่าการทำ OCR (Optical Character Recognition) และ FullText Search ตามลำดับ

ความปลอดภัย

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow

  • มีการป้อนชื่อผู้ใช้ และรหัสผ่านทุกครั้ง จึงจะเข้าใช้งานระบบได้
  • รองรับการเชื่อมต่อกับระบบ Active Directory หรือ LDAP เพื่อนำบัญชีรายชื่อภายในระบบดังกล่าว มาใช้งานในขั้นตอนของการแสดงตัวตนก่อนเข้าใช้งานระบบ DocnFlow
  • ระบบสามารถสร้าง และบริหารจัดการบัญชีรายชื่อผู้ใช้งานภายในเองได้ เพื่อนำมาใช้ในขั้นตอนของการแสดงตัวตนก่อนเข้าใช้งานระบบ DocnFlow
  • มีกระบวนการกำหนดสิทธิให้กับ ผู้ใช้งาน ,กลุ่มผู้ใช้งาน เพื่ออนุญาตให้เข้าใช้งานระบบ โดยสิทธิจะคลุมในระดับตู้เอกสาร เป็นสำคัญ
  • มีกระบวนการกำหนดสิทธิกับผู้ใช้งาน ,กลุ่มผู้ใช้งานเพื่ออนุญาตให้เข้าถึง หรือดำเนินกิจกรรมต่างๆ กับ กลุ่มเอกสาร และข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บไว้ในระบบ โดยสิทธิจะผูกติดอยู่กับ “แม่แบบเอกสาร หรือ Document Template”
  • สามารถกำหนดสิทธิในลักษณะ
    • บทบาทที่ได้รับ (คือ Role)
    • หน่วยงาน/กลุ่มงาน (คือ Group)
    • เจาะจงไปที่ตัวบุคคล (คือ User)
  • ผู้ดูแลระบบสามารถออกรายงานสรุปผลการตรวจสอบระบบ หรือ Auditing Reports ตามหัวข้อเหล่านี้ได้
    • Login / logout report
    • Cabinet activity report
    • Drawer activity report
    • Folder activity report
    • File activity report
  • ระบบจะมีสิทธิเหล่านี้ให้ใช้งาน
    • สิทธิเข้าใช้งานระบบ
    • สิทธิเข้าใช้ตู้เอกสาร
    • สิทธิเข้าใช้ฟิลด์อินเด็กซ์ (visible/invisible fields)
    • สิทธิค้นหาและเปิดเอกสาร (search document)
    • สิทธิแก้ไขข้อมูลอินเด็กซ์ (edit index)
    • สิทธิแก้ไขเอกสารด้วยการเพิ่มหน้าเอกสาร1 (change document)
    • สิทธิแก้ไขเอกสารด้วยการลบหน้าเอกสาร1 (remove document)
    • สิทธิในการเก็บข้อมูลเข้าระบบ (store document)
    • สิทธิการลบข้อมูล (delete document)
    • สิทธิในการพิมพ์ (print document)
    • สิทธิการนำเอกสารออกจากระบบและอยู่ในรูปแบบไฟล์ต้นฉบับ เช่น เก็บเป็น .Doc เวลานำออกมาก็เป็น .Doc เช่นกัน (export document)
    • สิทธิการสร้าง แก้ไข และลบลิ้นชัก (create, modify and delete drawer)
    • สิทธิการสร้าง แก้ไข และลบโฟลเดอร์/แฟ้ม (create, modify and delete folder)
    • สิทธิการสร้าง เปิดดู และพิมพ์ บันทึกช่วยจำ (create, view and print memo history)
    • สิทธิการใช้เครื่องมือ “ออกรายงาน” (report builder)
    • สิทธิการใช้เครื่องมือ “นำข้อมูลออกไปยังสื่อบันทึกข้อมูลภายนอก” (publish to cd/dvd)
    • สิทธิการกำหนดวันหมดอายุเอกสาร (modify expiry date)
      (
      1รองรับเฉพาะไฟล์ TIFF และ PDF)
  • ผู้ดูแลระบบสามารถออกรายงานตามกิจกรรมที่สนใจได้ โดยรายงานจะอยู่ในรูปแบบนามสกุล .xml
  • ผู้ปฏิบัติงานสามารถออกรายงานกิจกรรมที่ตนเองได้กระทำไปในระบบได้  โดยรายงานจะอยู่ในรูปแบบนามสกุล .xml
  • สามารถออกรายงาน ในลักษณะเชิงเปรียบเทียบได้ (Matrix) เช่น ออกรายงานของกิจกรรมการลบเอกสาร ของผู้ใช้งานที่ชื่อ นายสมศักดิ์  เป็นต้น
  • สามารถเลือกเข้ารหัสข้อมูลแบบ AES-256 บิต ให้กับไฟล์เอกสารและข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บไว้ภายในระบบได้
  • มีกระบวนการเพื่อการสำรองข้อมูลดัชนี หรือ ก็คืออินเด็กซ์ของเอกสารจะมีการเก็บข้อมูลไว้ในสถานที่เดียวกับตัวไฟล์เอกสารโดยไฟล์สำรองดัชนีที่ว่านี้จะถูกเก็บในรูปแบบของ XML
  • ระบบอนุญาตให้ผู้ใช้งานระบบ สามารถดูข้อมูลสิทธิที่ตนเองได้รับ โดยดูผ่านโปรแกรมที่ทำงานแบบ Desktop Client
  • ระบบอนุญาตให้ผู้ใช้งานระบบ สามารถดูข้อมูลสิทธิที่ตนเองได้รับ โดยดูได้ทั้งโปรแกรมที่ทำงานแบบ Web Client

การจัดการเอกสารภาพ (Image File)

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow

  • สามารถต่อพ่วงกับสแกนเนอร์ยี่ห้อต่างๆ โดยผ่าน TWAIN Driver
  • สามารถสแกนเอกสารแบบทีละหน้าได้ (Simplex)
  • สามารถสแกนเอกสารต่อเนื่องได้ (Multi page)
  • สามารถสแกนเอกสารแบบหน้า หลัง พร้อมกันได้ (Duplex)
  • สามารถสร้างคำบรรยายประกอบให้กับ แต่ละไฟล์เอกสารได้ (Comments)
  • สามารถบันทึกไฟล์ที่มาจากการสแกนให้เป็น Tiff, Multipage Tiff ได้
  • สามารถบันทึกไฟล์ที่มาจากการสแกนให้เป็น JPG, BMP ได้
  • สามารถบันทึกไฟล์ที่มาจากการสแกนให้เป็น PDF ได้
  • สามารถเพิ่ม แทรก ทับหน้าเอกสารเดิม ด้วย การสแกน (Scan) โดยรองรับการทำงานกับเอกสารชนิด TIFF และ PDF
  • สามารถเพิ่ม แทรก ทับหน้าเอกสารเดิม ด้วย การนำข้อมูลเข้า (Browse) โดยรองรับการทำงานกับเอกสารชนิด TIFF และ PDF
  • รองรับการแสดงไฟล์ภาพชนิดต่างๆ ดังต่อไปนี้ได้ Tiff, Bmp, Gif, Jpg, Png, Pdf และ DjVU ได้
  • รองรับการแสดงไฟล์รูปภาพที่มาจากกล้องดิจิตอลที่มีนามสกุล .CR2, .NEF
  • สามารถย่อ – ขยายเอกสารรูปภาพ แบบ Zoom In / Zoom Out
  • สามารถย่อ – ขยายเอกสารรูปภาพ แบบ Actual Size, Fit width, Fit height ได้
  • สามารถกำหนดพิกัด และเปอร์เซ็นต์ของการ ย่อ-ขยายรูปภาพได้
  • สามารถสั่งพิมพ์ภาพ แบบระบุหน้าที่ต้องการพิมพ์ หรือสั่งพิมพ์ทั้งหมด
  • มีมุมมองแบบ Thumbnail และ Filmstrip ให้เลือกใช้งานเมื่อต้องการดูเค้าโคร่งเอกสารแบบย่อส่วน

การจัดการเอกสารเชิงธุรกิจ (Soft File)

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow

  • สามารถ แสดง ไฟล์ข้อมูลของ Microsoft Office ทั้ง 2007 และ 2010 เช่น Word, Excel และ PowerPoint ได้
    (ที่เครื่องลูกข่ายต้องติดตั้งโปรแกรม
    XPS Viewer ไว้ก่อนแล้ว)
  • สามารถ สร้าง และ แก้ไข ไฟล์ข้อมูล Microsoft Office ทั้ง 2007 และ 2010 เช่น Word, Excel และ PowerPoint ได้
    (ที่เครื่องลูกข่ายต้องติดตั้งโปรแกรม
    Microsoft Office และโมดูล DocnFlow MSOFFICE Add-in ไว้ก่อนแล้ว)
  • สามารถ เก็บเอกสารจาก Microsoft Outlook เข้าสู่โปรแกรม DocnFlow ได้โดยตรง
    (ที่เครื่องลูกข่ายต้องติดตั้งโปรแกรม
    Microsoft Office และโมดูล DocnFlow MSOFFICE Add-in ไว้ก่อนแล้ว)
  • สามารถเก็บเอกสาร Microsoft Office ที่สร้างมาจากรุ่น 2007 และ 2010 เช่น Word, Excel และ PowerPoint เข้าสู่โปรแกรม DocnFlow ได้โดยสั่งงานผ่านทาง DocnFlow Ribbon Bar
    (ที่เครื่องลูกข่ายต้องติดตั้งโปรแกรม
    Microsoft Office และโมดูล DocnFlow MSOFFICE Add-in ไว้ก่อนแล้ว)
  • สามารถ แสดงและแก้ไข ข้อมูลภายในไฟล์นามสกุล PDF ได้
    (แก้ไขในที่นี้คือ สามารถเพิ่ม และ
    \หรือ ลบหน้าเอกสารในไฟล์ PDF เท่านั้น จะไม่สามารถแก้ข้อความในแต่ละหน้าเอกสารของ PDF ได้)
  • สามารถ แสดงและแก้ไข ข้อมูลภายในไฟล์นามสกุล TIFF ได้
    (แก้ไขในที่นี้คือ สามารถเพิ่ม และ
    \หรือ ลบหน้าเอกสารในไฟล์ TIFF เท่านั้น จะไม่สามารถแก้ข้อความในแต่ละหน้าเอกสารของ TIFF ได้)

การจัดเก็บข้อมูลภายในระบบ

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow

  • สามารถสร้างโครงสร้างลำดับชั้นของลิ้นชัก และแฟ้ม แบบมือ (หรือ manual ได้)
  • สามารถสร้างโครงสร้างลำดับชั้นของลิ้นชัก และแฟ้ม แบบอัตโนมัติโดยการใช้โครงสร้างข้อมูลในไฟล์ประเภทข้อความ .txt
  • สามารถจัดเก็บเอกสารภาพ ด้วยการสแกนจากเครื่องสแกนเนอร์
  • สามารถจัดเก็บเอกสารภาพ การนำเข้าแบบ “Browse” และ “ลากและวาง หรือ Drag & Drop” ได้
  • สามารถจัดเก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่มีใช้งานอย่างทั่วๆไปได้ ตัวอย่างเช่น MS Office, Html, PDF, TIFF, JPEG, GIF, BMP, Avi, Mp3, CAD Files เป็นต้น
  • ดัชนีต่างๆ ที่ผู้ใช้งานกำหนดเข้าไป ผ่าน “แม่แบบเอกสาร หรือ Document Template” ระบบจะนำเก็บเข้าสู่ฐานข้อมูล Microsoft SQL Server
  • ดัชนีที่เกิดขึ้นอัตโนมัติในการเก็บข้อมูล ซึ่งระบบเป็นผู้สร้างให้มีดังนี้ ผู้สร้าง วันที่สร้าง วันที่แก้ไข  ขนาดไฟล์ และนามสกุลไฟล์
  • ไฟล์ต่างๆ ที่ผู้ใช้งานนำเก็บเข้าระบบ จะถูกนำเข้าไปเก็บใน อุปกรณ์ประเภท DAS หรือ NAS หรือ SAN ได้
  • ภายใน 1 ชุดอินเด็กซ์ หรืออาจจะเรียกว่า 1 รายการข้อมูล ระบบอนุญาตให้เก็บไฟล์ที่มีชนิดของไฟล์ที่แตกต่างกันได้ เช่น เก็บไฟล์ PDF ไฟล์Tiff และ ไฟล์Doc ไว้ในรายการข้อมูลที่เกี่ยวกับ “ใบกำกับภาษีของบริษัท เอ็นทูเอ็น” เป็นต้น
  • สามารถกำหนดข้อความเพื่อใช้ระบุตรงไปถึง ไฟล์เอกสารได้
    (ในระบบ DocnFlow จะเรียกว่า comment)
  • สามารถกำหนดข้อความเพื่อใช้ระบุตรงไป หน้าเอกสารที่เป็นนามสกุล TIFF และ JPG
    ได้(ในระบบ DocnFlow จะเรียกว่า comment)
  • สามารถกำหนดตำแหน่ง หรือสถานที่ที่ ใช้เก็บไฟล์เอกสารให้กับแต่ละตู้เอกสารได้อย่างอิสระ แยกออกจากกัน เช่น
    • ตู้เอกสาร#1 กำหนดที่เก็บไฟล์  ไปอยู่บนไดรฟ์ C
    • ตู้เอกสาร#2 กำหนดที่เก็บไฟล์  ไปอยู่บนไดรฟ์ D
    • ตู้เอกสาร#3  กำหนดที่เก็บไฟล์   ไปอยู่บนไดรฟ์เครือข่ายที่เป็นแบบ SAN เป็นต้น

การสืบค้นข้อมูลภายในระบบ

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow

  • การเข้าสืบค้นเอกสารในแต่ละตู้ ผู้ใช้งานจะถูกจำกัดสิทธิตามที่ตนเองได้รับมาของแต่ละตู้เอกสาร
  • เลือกมุมมองการเข้าถึงเอกสารแบบ Folder/Tree View บนโปรแกรมลูกข่ายแบบ Windows และ Web ได้
  • เลือกมุมมองการเข้าถึงเอกสารแบบ Fields View บนโปรแกรมลูกข่ายแบบ Windows และ Web ได้
  • สามารถเรียกรายการอินเด็กซ์ทั้งหมดในระดับตู้เอกสารได้
  • สามารถเรียกรายการอินเด็กซ์ทั้งหมดในระดับ ลิ้นชักได้
  • สามารถเรียกรายการอินเด็กซ์ทั้งหมดในระดับ โฟลเดอร์ และโฟลเดอร์ย่อยๆภายในได้
  • สามารถสืบค้นคำที่ไปตรงกับส่วนใดส่วนหนึ่งที่ปรากฎ บนลิ้นชัก หรือ โฟลเดอร์ หรือโฟลเดอร์ย่อย และนำมาสรุปเป็นรายการให้เลือก เพื่อเข้าสืบค้นไปแต่ละรายการที่ตรงกับเงื่อนไขของการสืบค้นได้
  • สามารถเรียกรายการอินเด็กซ์ที่ถูกนำเก็บไว้ไม่เกิน 1 อาทิตย์ และ ไม่เกิน1เดือนได้
  • สามารถสืบค้นข้อมูลโดยใช้ “กุล่มดัชนี/อินเด็กซ์” เพื่อใช้อ้างอิง ถึงกลุ่มของเอกสารที่เก็บภายในระบบได้
  • สามารถสืบค้นข้อมูลโดยใช้ “กลุ่มดัชนี/อินเด็กซ์ ตั้งต้น”ซึ่งระบบได้เป็นผู้สร้างให้โดยอัตโนมัติ เช่น วันที่จัดเก็บเอกสาร เป็นต้น
  • สามารถระบุเงื่อนไขการสืบค้นข้อมูล แบบใช้ตัวดำเนินการชนิด OR และ AND ได้
  • สามารถระบุเงื่อนไขการสืบค้นข้อมูล แบบใช้ตัวดำเนินการชนิด OR…Not และ AND…Not ได้
  • สามารถสืบค้น ข้อความ หรือประโยคที่ได้บรรยายแนบติดไปกับไฟล์เอกสารได้ (Comment)
  • สามารถสืบค้นเอกสาร หรือกลุ่มอินเด็กซ์ที่สนใจ ซึ่งเก็บไว้ภายในตู้เดียวกัน (Single Cabinet) ได้
  • สามารถสืบค้นเอกสาร หรือกลุ่มอินเด็กซ์ที่สนใจ ซึ่งเก็บไว้หลายตู้ในเวลาเดียวกันได้ (Multiple Cabinet Cross Search)
  • สามารถสืบค้นข้อมูลคุณสมบัติของไฟล์เอกสาร หรือ File Properties ได้ เช่น สืบค้นด้วยการใช้ชื่อไฟล์  หรือ วันที่เก็บไฟล์เข้าระบบ
  • สามารถสืบค้นข้อมูลโดยใช้ “คำที่สนใจที่น่าจะปรากฎในเนื้อหาของเอกสาร หรือที่นิยมเรียกว่า Full Text Search” ได้
  • สามารถใช้คำว่า AND ร่วมกับ “คำที่สนใจที่น่าจะปรากฎในเนื้อหาของเอกสาร”เพื่อเป็นเงื่อนไขในการสืบค้นได้
  • สามารถใช้คำ ตั้งแต่ 2 คำขึ้นไป เพื่อใช้เป็นเงื่อนไขของการสืบค้นรายการข้อมูลที่ตรงกันกับ คำใดคำหนึ่ง ของกลุ่มคำนั้น
  • สามารถสืบค้นเนื้อความภาษาไทย ในเอกสารนามสกุล PDF, TIFF, JPG, PNG, BMP ได้
  • สามารถสืบค้นเนื้อความภาษาไทย ในเอกสารนามสกุล TXT, HTML, DOCX, XLSX, PPTX ได้
  • ระบบอนุญาตให้ผู้ใช้งานสามารถเรียกดูรายการอินเด็กซ์ต่างๆที่ถูกลบไปแล้วขึ้นมาได้ ผ่านเมนูคำสั่ง Recycle Bin
  • ระบบอนุญาตให้ผู้ใช้งานสามารถเรียกคืนรายการอินเด็กซ์ต่างๆที่ถูกลบไปแล้วขึ้นมาได้
    (ผ่านเมนูคำสั่ง Recycle Bin และ Restore)
  • ระบบอนุญาตให้ผู้ใช้งานที่มีสิทธิ Delete Document สามารถลบรายการอินเด็กซ์ต่างๆที่บ่งบอกว่าถูกลบไปได้แล้วได้แบบลบถาวร
    (ผ่านเมนูคำสั่ง Recycle Bin และ Empty Bin)
  • ระบบสามารถแสดงรายการเอกสารที่มีผู้ใช้งานเรียกขึ้นมาใช้งานมาก 10 อันดับแรกได้ (Top Ranking)

การควบคุมระบบ

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow

  • ผู้ดูแลระบบจะสามารถให้สิทธิระดับผู้ดูแลระบบ แก่บัญชีรายผู้ใช้งานรายอื่นๆได้
  • สิทธิระดับผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่จะสามารถสร้างตู้เอกสาร และสิทธิในการใช้งานของตู้เอกสารนั้นๆ
  • การกำหนดค่าต่างๆให้กับระบบนั้น จะกระทำบนโปรแกรมประยุกต์ที่ทำงานแบบ Windows App ได้เท่านั้น
  • ระบบประกอบไปด้วยหน่วยบริการที่ดูแล และให้บริการงานเฉพาะด้านอยู่ 3 หน่วยคือ
    • หน่วยบริการเพื่อการตรวจสอบตัวตน และ สิทธิต่างๆ เรียกว่า  Authentication Service
    • หน่วยบริการเพื่อให้บริการเข้าถึงไฟล์เอกสาร เรียกว่า File Service
    • หน่วยบริการเพื่อให้บริการเข้าถึงเนื้อความในไฟล์เอกสาร เรียกว่า Content Service
  • การสื่อสารระหว่างเครื่องผู้ให้บริการ กับเครื่องผู้รับบริการ ที่สื่อสารผ่านตัวกลางแบบ TCP/IP
    จะมีหมายเลขไอพี และหมายเลขพอร์ตที่ระบบจะต้องใช้งานตลอดเวลา ที่ชัดเจน
  • การสื่อสารระหว่างเครื่องผู้ให้บริการ กับเครื่องผู้รับบริการ ที่สื่อสารผ่านตัวกลางแบบ HTTP
    จะใช้บริการของ Microsoft Internet Information Server V7.0 ขึ้นไป
  • มีส่วนงานที่คอยบันทึกประวัติการทำงานของผู้ใช้แต่ละคนอย่างอัตโนมัติ
  • มีคำสั่งที่ใช้เพื่อเรียกดูประวัติการทำงานและสรุปออกมาเป็นรายงานอย่างง่ายในรูปแบบของ XML
  • มีคำสั่งเพื่อเรียกรายงานโครงสร้างการจัดเก็บ (แสดงภาพของ ตู้เอกสาร ลิ้นชัก โฟลเดอร์)
    โดยสามารถเรียกดูได้จากโปรแกรมลูกข่าย และสั่งพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์  (Cabinet Properties)
  • สามารถเข้าถึงข้อมูลประวัติกิจกรรมต่างๆที่เกิดขึ้นทั้งหมดในระบบ (System Audit Trails)
    ซึ่งผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่จะเข้าถึงข้อมูลนี้ได้
  • สามารถเข้าถึงข้อมูลประวัติกิจกรรมต่างๆที่เกิดขึ้นเฉพาะรายบุคคล (Individual Audit Trails)
    ผู้ใช้งานทั่วไปจะสามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ได้ แต่จะเข้าถึงได้เฉพาะข้อมูลของตนเองเท่านั้น
  • ข้อมูลประเภทประวัติของกิจกรรม หรือ Audit Trails ต่างๆ สามารถเปิดได้จากโปรแกรมแบบ Window
  • ระบบสามารถตัดการเชื่อมต่อของผู้ใช้งานที่ทำงานผ่านเข้ามาจากโปรแกรมแบบ Windows และ แบบ Web
    ได้ตามระยะเวลาที่กำหนด เช่น หากไม่มีการทำงานเกิดขึ้นที่ฝั่งลูกข่ายภายใน 30 นาที ระบบจะตัดการเชื่อมต่อนั้นทันที เป็นต้น
  • ผู้ดูแลระบบสามารถตัดการเชื่อมต่อของผู้ใช้งานที่ทำงานผ่านเข้ามาจากโปรแกรมแบบ Windows และ แบบ Web ได้

การต่อเชื่อมกับอุปกรณ์ต่างๆ

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow

  • ติดต่อกับเครื่องสแกนเนอร์ชนิด Flatbed และ Auto Feed
    (ผ่าน twain driver ที่ติดตั้งมาพร้อมกับการติดตั้งเครื่องสแกนเนอร์ ซึ่งมักจะทำงานอยู่บนระบบ Windows OS)
  • Storage Device ชนิดต่างๆ เช่น CD, DVD, Disk Array เป็นต้น
    (ไม่ได้ติดต่อกับอุปกรณ์เหล่านี้โดยตรง ระบบ DocnFlow จะ export ข้อมูลออกมาให้อยู่ในรูปแบบของ Folder Structure จากนั้นก็สามารถใช้โปรแกรม บันทึกข้อมูลลง CD/DVD  มาเขียนอีกครั้งด้วยผู้ใช้งานเอง อาทิเช่น โปรแกรม Imgburn ซึ่งเป็น Free License)

โมดูลเสริมที่มีอยู่ในชุด และซื้อขยายเพิ่ม

DocnFlow Additional Modules as bundled and be purchased as demand changed

Vault +

  • DocnFlow Audit Trail Reports
    เป็นโมดูลที่สามารถกำหนดได้ว่า จะให้ระบบสร้าง “รายงานสรุป” ตามกิจกรรมต่างๆที่เกิดขึ้นจากผู้ใช้งานได้ โดยจะสร้างผลลัพธ์ให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ XML ซึ่งจะทำให้ผู้ใช้งานสะดวกในการใช้ “ตัวกรอง หรือ Filter” เมื่อนำไฟล์นี้ไปเปิดใช้งานในโปรแกรมจำพวก Spread Sheet เช่น MS EXCEL เป็นต้น

มีในชุด

  • DocnFlow Publish to CD/DVD
    เป็นโมดูลที่สามารถบันทึกข้อมูลที่อยู่ภายในระบบ DocnFlow ออกมาไว้บนสื่อประเภท CD หรือ DVD ได้ โดยสามารถเลือกได้ว่า
  • การบันทึกข้อมูลแต่ละครั้งจะให้นำสิทธิติดไปด้วยหรือไม่
  • ข้อมูลที่อยู่บนสื่อ CD/DVD ยังคงถูกเข้ารหัสไว้เช่นเดียวกับที่อยู่บนเครื่อง Server ดังนั้นไฟล์ หรือข้อมูลต่างๆ จะต้องเปิดผ่านโปรแกรมเพื่อการสืบค้นซึ่งเรียกว่า DocnFlow Searcher ซึ่งจะมีชุดติดตั้งมาให้ภายในแผ่นโปรแกรม
  • ผู้ใช้งานสามารถสืบค้นจากแผ่นโดยตรง หรือสำเนาข้อมูลทั้งหมดลงบนฮาร์ดดิสก์ท้องถิ่นก็ได้

มีในชุด

  • DocnFlow Import Scheduler with limited 3 Tasks
    เป็นโมดูลที่สามารถกำหนดได้ว่า “ไฟล์เอกสารใด หรือกลุ่มของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์นามสกุลต่างๆ  ซึ่งบรรจุไว้ภายในโฟลเดอร์หนึ่งๆ  จะถูกนำเก็บเข้าตู้เอกสารที่สอดคล้องกับกลุ่มของอิเล็กทรอนิกส์ไฟล์ดังกล่าวโดยอัตโนมัติ” โมดูลนี้สามารถกำหนดเงื่อนไขของการจัดเก็บอัตโนมัติ (Task) ได้ดังนี้
  • แบบให้ทำงานด้วยมือ (Run Once) คือ จะทำงานเมื่อมีผู้ใช้งานมากดปุ่มสั่งทำงาน
  • แบบตารางเวลาที่กำหนด (Time Schedule) คือ จะทำงานเมื่อถึงเวลาที่กำหนดให้เริ่มงานอัตโนมัติ
  • แบบทันทีทันได้หากเงื่อนไขเป็นจริง (Watching Folder) คือ จะทำงานเมื่อมีไฟล์เอกสารเข้ามาที่โฟลเดอร์ถูกจ้องมอง

 

มีในชุด

  • DocnFlow Web Search
    เป็นโมดูลรองรับการเข้าใช้งานระบบ DocnFlow ผ่านทาง HTTP ซึ่งจะสามารถสืบค้นเอกสารในระบบ DocnFlowผ่านทาง Web Browser ชั่นนำเช่น Microsoft Internet Explorer, Firefox, Chrome ได้ (ที่เครื่องไคลเอนต์ต้องอนุญาตให้ติดตั้ง Microsoft Silverlight ด้วยเพื่อการเปิดไฟล์รูปภาพได้อย่างสมบูรณ์ )

 

ซื้อเพิ่ม